In der Nähe von Larnaka auf Zypern gelegen, ist Mavronero ein Projekt für regenerative Landwirtschaft, das sich der Wiederherstellung der Biodiversität, dem Anbau von Olivenbäumen und heimischen Pflanzenarten sowie der Förderung nachhaltiger Landwirtschaft durch Forschung, Bildung und Innovation widmet.
Mavronero ist weit mehr als ein landwirtschaftlicher Betrieb. Es dient zugleich als Wissenszentrum, in dem nachhaltige Landwirtschaft, Smart Farming und ökologische Renaturierung zusammenkommen. Neben den landwirtschaftlichen Tätigkeiten arbeitet das Team mit Mitarbeitenden, Freiwilligen sowie Saisonkräften zusammen, die Forschungsprojekte und langfristige Initiativen auf dem Gelände unterstützen.
Mit dem Wachstum der Organisation wurde die Verwaltung von Mitarbeitenden, Dokumenten und operativen Abläufen über verschiedene Tools hinweg zunehmend schwieriger. Um diese Mission zu unterstützen und gleichzeitig effiziente Prozesse sicherzustellen, führte Mavronero SquidWeb als zentrale Workforce-Management-Plattform ein.
Die Herausforderung
Wie viele wachsende Organisationen arbeitete Mavronero zunächst mit einer Kombination aus Tabellenkalkulationen, Papierdokumenten und Messaging-Apps, um Workforce-Aktivitäten zu koordinieren.
Mitarbeitende, Zertifikate und Compliance-Dokumente wurden an verschiedenen Orten gespeichert, während Kommunikation und Planung häufig über WhatsApp und manuelle Prozesse erfolgten. Mit der steigenden Zahl von Freiwilligen und Saisonkräften wurde es immer zeitaufwendiger, den Überblick über aktuelle Informationen und Einsatzpläne zu behalten.
Das Team stand unter anderem vor folgenden Herausforderungen:
- Workforce-Daten waren auf mehrere Systeme verteilt.
- Dokumente wurden papierbasiert verwaltet.
- Zertifikate und Compliance-Dokumente mussten manuell überwacht werden.
- Kommunikation war auf E-Mails und Messaging-Apps verteilt.
- Eingeschränkte Transparenz über die Workforce-Verfügbarkeit.
- Manuelle Onboarding- und Schulungsprozesse.
- Doppelte Verwaltungsarbeit in verschiedenen Systemen.
Obwohl Mavronero ein vergleichsweise kleines Team mit rund sechs bis zehn Mitarbeitenden und Freiwilligen beschäftigt, waren professionelle Prozesse entscheidend, um den täglichen Betrieb und zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
Aufbau einer zentralen Workforce-Plattform
Zur Vereinfachung der Abläufe führte Mavronero SquidWeb als zentrale Plattform für Workforce-Management, Planung, Compliance und Administration ein.
Anstatt zwischen Tabellenkalkulationen, Papierunterlagen und Messaging-Anwendungen zu wechseln, verwaltet das Team heute sämtliche Workforce-Informationen in einem zentralen System.
Onboarding und Workforce-Dokumentation verwalten
Neue Mitarbeitende, Saisonkräfte und Freiwillige können über strukturierte Workflows eingearbeitet werden, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente von Beginn an erfasst werden.
Mit SquidWeb verwaltet Mavronero:
- Onboarding-Workflows
- Mitarbeiterprofile und Kontaktdaten
- Compliance-Dokumentation
- digitale Dokumentenablage
- Ablauf- und Verlängerungsfristen
- Schulungszuweisungen und Abschlussnachweise
Dadurch sind alle wichtigen Workforce-Informationen jederzeit aktuell und leicht zugänglich.
Schulungen und Compliance an einem Ort
Sicherheitsanweisungen, betriebliche Verfahren und Compliance-relevante Schulungen werden digital über die Plattform bereitgestellt.
Mitarbeitende können erforderliche Schulungen direkt über ihr mobiles Gerät absolvieren, während die Organisation den Abschluss digital verfolgt – ganz ohne Papierunterlagen oder manuelle Nachverfolgung.
Für das Team von Mavronero ist dies eine einfache Möglichkeit sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden informiert und regelkonform arbeiten.
Die Plattform unterstützt unter anderem die Verwaltung von:
- Schulungsabschlüssen
- Compliance-Anforderungen
- Dokumentengültigkeit
- digitalen Unterschriften
- Workforce-Einsatzbereitschaft
Tägliche Betriebsabläufe koordinieren
Die Aktivitäten von Mavronero reichen vom Olivenanbau und der Renaturierung von Ökosystemen bis hin zu Forschung, Bildung und nachhaltigen Landwirtschaftsprojekten.
Dabei arbeiten Mitarbeitende, Freiwillige und Saisonkräfte gemeinsam an unterschiedlichen Aufgaben im Jahresverlauf.
SquidWeb schafft Transparenz über Workforce-Verfügbarkeit, Einsatzplanung und tägliche Arbeitsabläufe und erleichtert so die Koordination des gesamten Teams.
Die Plattform unterstützt unter anderem:
- Workforce-Planung
- Personaleinsatz
- Verfügbarkeitsmanagement
- Zeiterfassung
- Koordination der täglichen Betriebsabläufe
Dadurch erkennen Verantwortliche jederzeit, wer verfügbar ist, welche Aufgaben vergeben wurden und welche Aktivitäten auf dem Gelände geplant sind.
Kommunikation im gesamten Team verbessern
Klare Kommunikation ist entscheidend, wenn Menschen in unterschiedlichen Bereichen des Betriebs oder an zeitlich begrenzten Projekten zusammenarbeiten.
Über die Kommunikationsfunktionen und die mobile Workforce-App von SquidWeb erhalten Mitarbeitende Zugriff auf:
- operative Aktualisierungen
- zugewiesene Aufgaben
- Schulungsanweisungen
- Compliance-Dokumente
- wichtige Benachrichtigungen
Ein zentraler Kommunikationskanal reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle jederzeit mit den neuesten Informationen arbeiten.
Operative Abläufe und Administration verbinden
Neben dem Workforce-Management nutzt Mavronero SquidWeb auch zur Unterstützung administrativer Prozesse.
Lohnabrechnungsdaten, Personaldokumente und Finanzabläufe werden direkt mit Workforce-Daten verbunden. Dadurch werden doppelte Dateneingaben reduziert und die Transparenz über alle Prozesse hinweg verbessert.
Anstatt mehrere getrennte Systeme zu verwalten, bleiben Workforce- und Verwaltungsdaten auf einer gemeinsamen Plattform miteinander verknüpft.
Ergebnisse
Durch den Ersatz einzelner Werkzeuge durch eine zentrale Workforce-Management-Plattform hat Mavronero einen strukturierteren und effizienteren Ansatz für den täglichen Betrieb geschaffen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- zentrale Workforce-Daten
- weniger papierbasierte Prozesse
- bessere Transparenz über Workforce-Verfügbarkeit
- vereinfachte Onboarding-Prozesse
- verbesserte Compliance-Überwachung
- digitale Schulungs- und Dokumentenverwaltung
- zentrale Kommunikation
- verknüpfte Workforce- und Verwaltungsprozesse
Vor allem aber kann sich das Team stärker auf seine eigentliche Mission konzentrieren: regenerative Landwirtschaft, Wiederherstellung der Biodiversität und nachhaltige Lebensmittelproduktion – statt auf Verwaltungsaufgaben.
Unterstützung nachhaltigen Wachstums
Mit dem weiteren Wachstum von Mavronero und neuen Projekten in den Bereichen regenerative Landwirtschaft und Smart Farming werden zuverlässige operative Prozesse immer wichtiger.
Durch die Zusammenführung von Workforce-Management, Compliance, Planung, Kommunikation und Administration auf einer Plattform schafft SquidWeb die Grundlage für effiziente tägliche Betriebsabläufe und zukünftiges Wachstum.
Für Organisationen, die ökologische Ziele mit praktischer Feldarbeit verbinden, bedeutet modernes Workforce-Management weit mehr als Personalverwaltung – es ermöglicht Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Über Mavronero
Mavronero ist ein Projekt für regenerative Landwirtschaft in der Nähe von Larnaka auf Zypern. Der Schwerpunkt liegt auf nachhaltigem Olivenanbau, der Wiederherstellung der Biodiversität, Forschung, Bildung und innovativen landwirtschaftlichen Methoden zur langfristigen Förderung ökologischer Nachhaltigkeit.
Website: www.mavronero.cy
