Hinter einer großen Live-Produktion: artlogic Austria und SquidWeb

Crew-Planung, Onboarding, Compliance, Schulungen und Kommunikation für eine internationale Fernsehproduktion – zentral gesteuert mit SquidWeb.

Jedes Jahr bringen einige der größten Live-Produktionen Europas Hunderte von Crew-Mitgliedern, Lieferanten und operativen Teams unter äußerst anspruchsvollen Zeitvorgaben zusammen.

Für eine große internationale Fernseh-Musikproduktion im Jahr 2025 war artlogic Austria für die Koordination der Workforce-Abläufe über mehrere Abteilungen hinweg verantwortlich. Dabei wurde sichergestellt, dass während des gesamten Projektverlaufs die richtigen Mitarbeitenden, Qualifikationen und Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar waren.

Die Steuerung eines derart komplexen Projekts erforderte weit mehr als Tabellenkalkulationen, E-Mails und Messaging-Apps. Zur Unterstützung von Planung, Onboarding und Workforce-Koordination setzte artlogic Austria SquidWeb als zentrale Workforce-Management-Plattform ein.

Hinter einer großen Live-Produktion: artlogic Austria und SquidWeb

Crew-Planung, Onboarding, Compliance, Schulungen und Kommunikation für eine internationale Fernsehproduktion – zentral gesteuert mit SquidWeb.

Jedes Jahr bringen einige der größten Live-Produktionen Europas Hunderte von Crew-Mitgliedern, Lieferanten und operativen Teams unter äußerst anspruchsvollen Zeitvorgaben zusammen.

[Bild – Konzertpublikum bei einer großen Live-Produktion]

Koordination einer Workforce für eine internationale Großproduktion

Im Gegensatz zu Standardprojekten umfassen große Live-Produktionen:

Hunderte von Crew-Mitgliedern
mehrere operative Abteilungen
häufige Änderungen der Einsatzpläne
strenge Prozess- und Compliance-Anforderungen
zeitkritische Deadlines
kontinuierliche Kommunikation zwischen Planern und Crews

Jeder Einsatz, jedes Dokument und jede Schulungsanforderung muss korrekt verwaltet werden, bevor Mitarbeitende vor Ort eintreffen.

Für Operations-Teams ist Transparenz dabei entscheidend.

Die Herausforderung bei der Steuerung großer Event-Crews

Große Produktionen bestehen aus weit mehr als der Zuweisung von Mitarbeitenden zu Schichten.

Operations-Teams müssen sicherstellen, dass:

die richtigen Personen den richtigen Rollen zugeordnet sind
erforderliche Dokumente vollständig und geprüft sind
Zertifikate gültig sind
Schulungen vor Einsatzbeginn abgeschlossen wurden
Workforce-Verfügbarkeit jederzeit aktuell ist
operative Änderungen sofort kommuniziert werden

Werden diese Prozesse mit voneinander getrennten Tools verwaltet, steigt der administrative Aufwand erheblich und die Transparenz geht verloren.

Planung und Einsatz der richtigen Crew

Mit steigenden Projektanforderungen nutzten die Planer von artlogic Austria SquidWeb, um Workforce-Verfügbarkeit, Crew-Profile und Einsatzplanung zentral zu koordinieren.

Dadurch konnten die Operations-Manager:

verfügbare Crew-Mitglieder anzeigen
Mitarbeitende mit passenden Funktionen auswählen
Projektpläne verwalten
den Status von Einsätzen verfolgen
Transparenz über mehrere Abteilungen hinweg sicherstellen

Anstatt Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, arbeiteten die Planer mit einer einzigen zentralen Übersicht.

Vorbereitung der Mitarbeitenden vor dem Einsatz

Vor ihrem ersten Einsatz mussten Crew-Mitglieder verschiedene Onboarding-Anforderungen erfüllen.

Über SquidWeb konnten sie:

persönliche Daten übermitteln
erforderliche Dokumente hochladen
Onboarding-Formulare ausfüllen
Projektanweisungen lesen
verpflichtende Schulungsunterlagen abrufen

Dadurch wurde der manuelle Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden einsatzbereit vor Ort erschienen.

Dokumente und Compliance zentral verwalten

Für Workforce-intensive Unternehmen ist Compliance ein fortlaufender Prozess.

Crew-Mitglieder mussten unter anderem bereitstellen:

Ausweisdokumente
Führerscheine
Zertifikate
Schulungsnachweise
projektspezifische Dokumentation

SquidWeb zentralisierte Dokumentenmanagement und Compliance-Überwachung. Dadurch erhielten Operations-Teams vollständige Transparenz über den Dokumentenstatus und konnten fehlende oder ablaufende Nachweise erkennen, bevor daraus operative Probleme entstanden.

So konnten Planer die Einsatzbereitschaft der Workforce schnell überprüfen und Compliance-Risiken reduzieren.

Projektspezifische Schulungen bereitstellen

Jedes Crew-Mitglied einer Produktion benötigt Zugang zu projektspezifischen Anweisungen und operativen Verfahren.

Über die Trainingsplattform von SquidWeb stellte artlogic Austria bereit:

Sicherheitsunterweisungen
betriebliche Richtlinien
Standortanweisungen
verpflichtende Schulungsunterlagen

Der Abschluss der Schulungen konnte zentral nachverfolgt werden, wodurch Planer sicher sein konnten, dass alle Mitarbeitenden vor ihrem ersten Einsatz vollständig vorbereitet waren.

Echtzeit-Kommunikation mit der Workforce

Während der gesamten Produktion war Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts.

Über die SquidWeb Mobile App konnten Crew-Mitglieder:

Einsatzaktualisierungen erhalten
Projektinformationen abrufen
Einsatzpläne einsehen
Dokumente hochladen
über operative Änderungen informiert bleiben

Dadurch wurden Kommunikationslücken reduziert und sichergestellt, dass Informationen bei kurzfristigen Änderungen schnell die richtigen Personen erreichten.

Durch die zentrale Plattform verringerte artlogic Austria die Abhängigkeit von verstreuten Kommunikationskanälen und verbesserte Transparenz sowie operative Steuerbarkeit.

Änderungen während komplexer Produktionen steuern

Große Live-Produktionen verlaufen selten exakt nach Plan.

Änderungen im Einsatzplan sowie kurzfristige operative Anforderungen gehören zum Alltag anspruchsvoller Veranstaltungen.

Durch die Verbindung von Workforce-Planung, Onboarding, Compliance und Kommunikation auf einer einzigen Plattform konnte artlogic Austria jederzeit den Überblick behalten und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Ergebnisse

Für diese internationale Fernsehproduktion unterstützte SquidWeb artlogic Austria dabei:

eine große temporäre Workforce zu koordinieren
Onboarding und Dokumentenerfassung zu optimieren
die Compliance-Transparenz zu verbessern
Schulungen im großen Maßstab bereitzustellen
die Kommunikation mit der Workforce zu zentralisieren
den administrativen Aufwand zu reduzieren
auch unter hohem Zeitdruck flexibel zu bleiben

Workforce-Prozesse auf einer vernetzten Plattform bündeln

Ob große Live-Produktionen, temporäre Projekte oder komplexe Workforce-Operationen – Unternehmen benötigen eine zuverlässige Lösung, um Mitarbeitende, Prozesse und Informationen zentral zu koordinieren.

Durch die Zusammenführung von Planung, Onboarding, Compliance, Schulungen, Kommunikation und Workforce-Management in einem System unterstützt SquidWeb Unternehmen wie artlogic Austria dabei, komplexe operative Abläufe effizient und sicher zu steuern.

Über artlogic Austria

artlogic Austria bietet Workforce-Services und operative Unterstützung für große Live-Events, Entertainment-Produktionen und temporäre Projekte in ganz Europa.

Das Unternehmen koordiniert die Bereitstellung unterschiedlichster Workforce-Ressourcen über mehrere Funktionen, Standorte und Einsatzpläne hinweg. Crew-Mitglieder benötigen dabei häufig spezifische Qualifikationen, Projektbriefings, Compliance-Dokumente und Schulungen, bevor sie eingesetzt werden können.

Mit zunehmender Projektkomplexität wird vollständige Transparenz über sämtliche Workforce-Prozesse unverzichtbar.

Website: www.artlogic.biz

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