Recopila automáticamente la documentación del personal, asigna la formación necesaria y mantén a los trabajadores listos para incorporarse desde el primer día.
El reto del onboarding del personal
Contratar a un nuevo trabajador es solo el comienzo.
Antes de que un miembro del equipo pueda ser asignado a un proyecto, las organizaciones suelen tener que verificar documentos, certificaciones y requisitos de formación obligatoria.
Según el puesto, esto puede incluir:
- Documentos de identidad
- Permisos de conducir
- Certificados de seguridad y salud
- Licencias para carretillas elevadoras
- Cualificaciones específicas del sector
- Programas de formación de la empresa
Para las organizaciones con un uso intensivo de personal, gestionar estos requisitos manualmente puede convertirse rápidamente en un proceso lento y difícil de escalar.
Por qué el onboarding manual genera riesgos operativos
En muchas organizaciones, el proceso de onboarding depende de correos electrónicos, hojas de cálculo y seguimientos manuales.
Los equipos de operaciones deben controlar:
- Qué documentos son obligatorios
- Qué certificaciones corresponden a cada puesto
- Qué cursos de formación deben completarse
- Qué documentos han caducado
- Qué trabajadores están listos para incorporarse
A medida que aumenta el número de trabajadores, también crece la carga administrativa y los riesgos relacionados con el cumplimiento normativo se vuelven más difíciles de controlar.
La documentación incompleta o la formación pendiente pueden retrasar las asignaciones y generar problemas operativos.
Automatización de la preparación del personal
SquidWeb automatiza el proceso de onboarding conectando los puestos de trabajo, los requisitos de cumplimiento normativo y los flujos de formación.
Cuando un nuevo miembro del equipo se incorpora a la plataforma, los requisitos de onboarding pueden generarse automáticamente según la configuración de la empresa.
En lugar de revisar manualmente a cada trabajador, el sistema identifica qué requisitos son necesarios e inicia inmediatamente el proceso de onboarding.
Solicitud automática de la documentación adecuada
Cada organización requiere una documentación diferente.
Una empresa de logística puede necesitar certificaciones para carretillas elevadoras.
Una empresa de producción de eventos puede requerir formación en seguridad y salud.
Una empresa de trabajo temporal puede solicitar permisos de conducir y verificación de identidad.
SquidWeb permite configurar los requisitos de onboarding según:
- Políticas de la empresa
- Funciones del personal
- Puestos y responsabilidades
- Ubicaciones
- Requisitos operativos
Una vez configurado, la plataforma solicita automáticamente la documentación necesaria a cada trabajador.
Esto garantiza que los registros del personal permanezcan completos y actualizados.
Asignación automática de la formación
La recopilación de documentos es solo una parte del proceso de onboarding.
Los requisitos de formación también pueden asignarse automáticamente.
Según la función del trabajador, SquidWeb puede identificar los programas de formación obligatorios y asignarlos durante el onboarding.
Algunos ejemplos incluyen:
- Formación en seguridad y salud
- Certificaciones de equipos
- Formación específica del centro de trabajo
- Procedimientos operativos
- Formación específica del cliente
Esto garantiza que los trabajadores reciban la formación necesaria antes de ser asignados a un proyecto.
Reducir la carga administrativa mientras se mejora el cumplimiento normativo
Al automatizar los flujos de onboarding, las organizaciones pueden reducir significativamente el trabajo administrativo necesario para preparar a los trabajadores antes de su incorporación.
Los equipos de operaciones ya no necesitan revisar manualmente cada requisito para cada nueva contratación.
En su lugar, el proceso de onboarding se vuelve consistente, repetible y escalable.
Entre los beneficios se incluyen:
- Incorporación más rápida
- Menor carga administrativa
- Mayor visibilidad del cumplimiento normativo
- Registros del personal más completos
- Mejor preparación del personal
- Menor riesgo operativo
Diseñado para operaciones de personal configurables
Cada organización trabaja de forma diferente.
Algunas solo requieren unos pocos documentos.
Otras gestionan complejos requisitos de certificaciones y formación para múltiples categorías de personal.
SquidWeb permite configurar los flujos de onboarding según las necesidades del negocio.
A medida que evolucionan los requisitos, los procesos de onboarding evolucionan con ellos.
Esta flexibilidad permite a las organizaciones mantener el control mientras reducen el trabajo manual.
De la contratación a la preparación para el proyecto
El proceso de onboarding debe hacer mucho más que recopilar documentación.
Debe garantizar que cada trabajador esté preparado para desempeñar su función de forma segura, conforme a la normativa y con eficiencia.
Al solicitar automáticamente la documentación, asignar la formación y realizar el seguimiento del estado de finalización, SquidWeb ayuda a las organizaciones a pasar de la contratación a la preparación operativa con mucho menos esfuerzo manual.
¿Quieres ver la automatización del onboarding en acción?
Solicita una demostración y descubre cómo SquidWeb automatiza la recopilación de documentos, la asignación de formación y la preparación del personal desde el primer día.
