Situé près de Larnaca, à Chypre, Mavronero est un projet d’agriculture régénératrice dédié à la restauration de la biodiversité, à la culture d’oliviers et d’espèces végétales locales, ainsi qu’à la promotion de pratiques agricoles durables grâce à la recherche, à l’éducation et à l’innovation.
Bien plus qu’une simple exploitation agricole, Mavronero est également un centre de connaissances où l’agriculture durable, l’agriculture intelligente et la restauration de l’environnement se rejoignent. En plus de ses activités agricoles, l’organisation mène des travaux de recherche avec des employés, des bénévoles et des contributeurs saisonniers qui soutiennent les opérations quotidiennes et les projets de long terme de la ferme.
À mesure que l’organisation se développait, la gestion des personnes, des documents et des processus opérationnels sur plusieurs outils est devenue de plus en plus difficile. Pour soutenir sa mission tout en maintenant des opérations efficaces, Mavronero a adopté SquidWeb comme plateforme centralisée de gestion des équipes.
Le défi
Comme de nombreuses organisations en croissance, Mavronero s’appuyait sur une combinaison de feuilles de calcul, de documents papier et d’applications de messagerie pour coordonner les activités des équipes.
Les dossiers des employés, les certifications et les documents de conformité étaient stockés à différents endroits, tandis que la communication et la planification dépendaient de WhatsApp et de processus manuels. À mesure que les bénévoles et les travailleurs saisonniers rejoignaient l’organisation tout au long de l’année, il devenait de plus en plus difficile de conserver une visibilité et de s’assurer que chacun disposait des bonnes informations.
L’équipe faisait face à plusieurs défis opérationnels :
- Les informations sur les équipes étaient réparties sur plusieurs systèmes
- Une gestion documentaire basée sur le papier
- Les certifications et les documents de conformité nécessitaient un suivi manuel
- Une communication fragmentée entre les e-mails et les applications de messagerie
- Une visibilité limitée sur la disponibilité des équipes
- Des processus manuels d’intégration et de formation
- Des tâches administratives dupliquées entre différents outils
Bien que Mavronero fonctionne avec une équipe relativement réduite d’environ 6 à 10 employés et bénévoles actifs, il était important de maintenir des processus professionnels afin de soutenir les activités quotidiennes de la ferme ainsi que sa croissance future.
Construire une plateforme centralisée de gestion des équipes
Pour simplifier ses opérations, Mavronero a mis en œuvre SquidWeb comme plateforme unique reliant la gestion des équipes, la planification, la conformité et l’administration.
Au lieu de passer d’une feuille de calcul à une autre, de documents papier ou d’applications de messagerie, l’équipe gère désormais les informations relatives aux équipes depuis un système centralisé.
Gérer l’intégration et les documents des équipes
Les nouveaux employés, les travailleurs saisonniers et les bénévoles peuvent être intégrés grâce à des workflows structurés garantissant que toutes les informations et tous les documents requis sont collectés dès le départ.
Grâce aux modules de gestion des équipes de SquidWeb, Mavronero gère notamment :
- Les processus de recrutement et d’intégration
- Les profils des collaborateurs et les informations de contact
- Les documents de conformité
- Le stockage numérique des documents
- Le suivi des dates d’expiration et des renouvellements
- L’attribution et le suivi des formations
Toutes les informations importantes relatives aux équipes restent ainsi accessibles, complètes et constamment à jour.
Formation et conformité au même endroit
Les consignes de sécurité, les procédures opérationnelles et les formations liées à la conformité sont distribuées numériquement via la plateforme.
Les collaborateurs peuvent accéder aux supports de formation directement depuis leur appareil mobile, compléter les formations requises et fournir leurs signatures numériques si nécessaire.
Pour l’équipe de Mavronero, cela constitue un moyen simple de s’assurer que les collaborateurs restent informés et conformes sans dépendre de documents papier ou de relances manuelles.
La plateforme permet également de suivre :
- La réalisation des formations
- Les exigences de conformité
- Les dates de validité des documents
- Les accusés de réception signés
- La préparation opérationnelle des équipes
Coordonner les opérations agricoles quotidiennes
Les activités de Mavronero vont de la culture des oliviers et de la restauration des écosystèmes à la recherche, à l’éducation et aux initiatives d’agriculture durable.
Ces projets nécessitent une coordination entre les employés, les bénévoles et les travailleurs saisonniers qui peuvent participer à différentes activités tout au long de l’année.
SquidWeb offre une visibilité sur la disponibilité des équipes, les affectations et la planification quotidienne, permettant à l’équipe de coordonner ses activités plus efficacement.
La plateforme prend en charge :
- La planification des équipes
- L’affectation du personnel
- La gestion des disponibilités
- Le suivi du temps de travail
- La coordination des opérations quotidiennes
Les responsables peuvent ainsi savoir rapidement qui est disponible, quelles tâches ont été attribuées et quelles activités sont prévues sur l’ensemble de la ferme.
Améliorer la communication au sein de l’organisation
Une communication claire est essentielle lorsque les équipes travaillent dans différentes zones de la ferme ou participent à des projets de recherche temporaires.
Grâce aux outils de communication et à l’application mobile de SquidWeb, les collaborateurs peuvent accéder à :
- Des mises à jour opérationnelles
- Leurs tâches attribuées
- Les consignes de formation
- Les documents de conformité
- Les notifications importantes
Disposer d’un canal de communication unique réduit les confusions et garantit que chacun a accès aux informations les plus récentes.
Connecter les opérations et l’administration
Au-delà de la gestion des équipes, Mavronero utilise également SquidWeb pour soutenir ses processus administratifs.
Les informations relatives à la paie, les documents de paie et les workflows financiers sont reliés aux données des équipes, réduisant les doublons et améliorant la visibilité sur l’ensemble des opérations.
Au lieu de gérer plusieurs systèmes distincts, les informations relatives aux équipes et à l’administration restent connectées au sein de la même plateforme.
Les résultats
En remplaçant les outils déconnectés par une plateforme centralisée de gestion des équipes, Mavronero a mis en place une méthode plus structurée et plus efficace pour gérer ses opérations quotidiennes.
Les principaux avantages comprennent :
- Des informations sur les équipes centralisées
- Une réduction de la dépendance aux feuilles de calcul et aux documents papier
- Une meilleure visibilité sur la disponibilité des équipes
- Des processus d’intégration simplifiés
- Un meilleur suivi de la conformité
- Une gestion numérique des formations et des documents
- Une communication mobile avec les équipes
- Des workflows connectés entre les équipes et l’administration
Plus important encore, l’équipe peut consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage à sa mission : promouvoir l’agriculture régénératrice, restaurer la biodiversité et développer une production alimentaire durable.
Soutenir une croissance durable
À mesure que Mavronero poursuit le développement de nouvelles approches en matière d’agriculture régénératrice et d’agriculture intelligente, disposer de processus opérationnels fiables devient de plus en plus essentiel.
En réunissant la gestion des équipes, la conformité, la planification, la communication et l’administration au sein d’une seule plateforme, SquidWeb fournit les bases nécessaires pour soutenir les opérations quotidiennes de la ferme ainsi que sa croissance future.
Pour les organisations qui associent impact environnemental et activités de terrain, une gestion efficace des équipes ne consiste pas seulement à gérer des collaborateurs — il s’agit de permettre aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment.
À propos de Mavronero
Mavronero est un projet d’agriculture régénératrice situé près de Larnaca, à Chypre. La ferme se consacre à la culture durable des oliviers, à la restauration de la biodiversité, à la recherche, à l’éducation et au développement de pratiques agricoles innovantes visant à soutenir la durabilité environnementale à long terme.
Site web : www.mavronero.cy
