Das Unterzeichnen von Dokumenten gehört zum Arbeitsalltag im Workforce Management.
Arbeitsverträge, Onboarding-Formulare, Compliance-Dokumente, Lieferscheine (Delivery Notes) und Projektfreigaben benötigen eine Unterschrift, bevor Arbeitsabläufe fortgesetzt werden können.
Digitale Signaturen haben zwar papierbasierte Prozesse ersetzt, dennoch verbringen Nutzer weiterhin wertvolle Zeit damit, dieselbe Unterschrift immer wieder neu zu zeichnen oder Dokumente einzeln zu signieren.
Mit Gespeicherten Signaturen (Saved Signatures) und der Sammelsignatur (Bulk Signing) macht SquidWeb digitale Freigaben schneller und effizienter. Nutzer speichern ihre Unterschrift einmal und können Dokumente anschließend mit wenigen Klicks freigeben.
Die versteckte Ineffizienz digitaler Signaturen
Viele Unternehmen arbeiten bereits vollständig digital.
Dennoch verursachen wiederkehrende Signaturvorgänge unnötigen Verwaltungsaufwand.
Benutzer müssen häufig:
- dieselbe Unterschrift immer wieder zeichnen
- dieselbe Signaturdatei mehrfach hochladen
- Dokumente einzeln öffnen und unterschreiben
- identische Freigabeschritte in verschiedenen Workflows wiederholen
Jeder einzelne Vorgang dauert nur wenige Sekunden – über Hunderte oder Tausende von Dokumenten summiert sich dies jedoch zu vielen Stunden unnötiger Arbeit.
Unterschrift einmal speichern
Jeder SquidWeb-Benutzer kann seine persönliche Unterschrift sicher im eigenen Profil speichern.
Die Einrichtung dauert nur wenige Augenblicke.
Es stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Unterschrift zeichnen
Nutzen Sie das integrierte Signaturfeld von SquidWeb, um Ihre Unterschrift direkt in der Plattform zu erstellen.
Vorhandene Unterschrift hochladen
Sie besitzen bereits eine digitale Version Ihrer handschriftlichen Unterschrift?
Laden Sie diese einfach hoch und speichern Sie sie in Ihrem Profil.
Nach dem Speichern steht Ihre Signatur automatisch in allen unterstützten Signatur-Workflows zur Verfügung.
Kein erneutes Zeichnen.
Kein erneutes Hochladen.
Einfach prüfen, freigeben und weitermachen.
Sammelsignatur
Das Speichern einer Signatur verhindert wiederholtes Zeichnen.
Die Sammelsignatur verhindert wiederholtes Klicken.
Anstatt jedes Dokument einzeln zu öffnen und zu unterschreiben, können Benutzer mehrere Dokumente gleichzeitig freigeben.
Ob Onboarding-Unterlagen, operative Dokumente oder mehrere Lieferscheine – die Sammelsignatur reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Eine Funktion. Viele Anwendungsfälle.
Gespeicherte Signaturen und Sammelsignaturen vereinfachen Freigaben im gesamten Unternehmen.
Disponenten
Genehmigen Sie operative Dokumente und interne Prozesse schneller, ohne jedes Dokument einzeln unterschreiben zu müssen.
Mitarbeiter
Unterzeichnen Sie Arbeitsverträge, Onboarding-Unterlagen und weitere erforderliche Dokumente schnell und unkompliziert.
Kunden
Nach Abschluss eines Projekts können Kunden ihre Unterschrift einmal in der SquidWeb Client App speichern und sie anschließend für zukünftige Lieferscheine und andere Freigaben wiederverwenden.
Anstatt nach jedem Einsatz erneut zu unterschreiben, erfolgt die Freigabe nahezu sofort.
Vorgesetzte
Prüfen und genehmigen Sie Projektdokumente schnell und ohne Unterbrechung Ihrer täglichen Arbeit.
Ein besseres Freigabeerlebnis für Ihre Kunden
Viele Personaldienstleister benötigen nach jedem Einsatz die Freigabe ihrer Kunden.
Ohne gespeicherte Signatur müssen Kunden bei jedem Lieferschein dieselbe Unterschrift erneut eingeben.
Mit der SquidWeb Client App speichern Kunden ihre Signatur nur einmal und verwenden sie anschließend für alle zukünftigen Freigaben.
Das Ergebnis:
- Schnellere Kundenfreigaben
- Weniger administrativer Aufwand
- Ein besseres Kundenerlebnis
- Schnellere Fertigstellung operativer Dokumente
Davon profitieren sowohl Ihr Team als auch Ihre Kunden.
Vollständig in SquidWeb integriert
Gespeicherte Signaturen und Sammelsignaturen sind nahtlos in die unterstützten Signatur-Workflows von SquidWeb integriert.
Es müssen keine zusätzlichen Anwendungen installiert und keine externen Signaturdienste verwaltet werden.
Alle Freigaben erfolgen direkt innerhalb derselben Workforce-Management-Plattform.
Warum das wichtig ist
Jeder digitale Workflow besteht aus kleinen, sich wiederholenden Arbeitsschritten.
Einzeln betrachtet wirken sie unbedeutend.
Über Tausende von Dokumenten hinweg entstehen daraus jedoch viele Stunden unnötiger Verwaltungsarbeit.
Gespeicherte Signaturen und Sammelsignaturen beseitigen diese Reibungsverluste und machen Dokumentfreigaben schneller, einfacher und konsistenter.
Unternehmen können:
- Signaturen einmal speichern und in unterstützten Workflows wiederverwenden
- Signaturen zeichnen oder hochladen
- Mehrere Dokumente gleichzeitig unterschreiben
- Kunden- und Mitarbeiterfreigaben beschleunigen
- Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben reduzieren
- Den gesamten Freigabeprozess verbessern
Von der digitalen Signatur zur digitalen Effizienz
Digitale Signaturen sollten nicht nur Papier ersetzen.
Sie sollten wiederkehrende Arbeit vollständig vermeiden.
Mit Gespeicherten Signaturen und Sammelsignaturen hilft SquidWeb Unternehmen dabei, Freigabeprozesse zu vereinfachen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und digitale Workflows für Disponenten, Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kunden deutlich effizienter zu gestalten.
Möchten Sie Gespeicherte Signaturen und Sammelsignaturen in Aktion erleben?
Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, wie SquidWeb Dokumentfreigaben vereinfacht, indem Benutzer ihre Signatur einmal speichern und mehrere Dokumente in wenigen Sekunden unterschreiben können.Jeder einzelne Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Bei Hunderten oder Tausenden von Dokumenten summiert sich dieser Aufwand jedoch zu einem erheblichen Produktivitätsverlust.
