Αυτόματη παρακολούθηση εγγράφων προσωπικού, πιστοποιήσεων και απαιτούμενων προσόντων πριν η συμμόρφωση μετατραπεί σε επιχειρησιακό κίνδυνο.
Ο κρυφός κίνδυνος των ληγμένων εγγράφων προσωπικού
Για πολλούς οργανισμούς, η συμμόρφωση του προσωπικού βασίζεται σε ένα ευρύ φάσμα εγγράφων και πιστοποιήσεων.
Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Άδειες οδήγησης
- Πιστοποιήσεις χειρισμού περονοφόρου
- Εκπαίδευση υγείας και ασφάλειας
- Έγγραφα ταυτοποίησης
- Επαγγελματικά προσόντα
- Πιστοποιήσεις ειδικές για τον χώρο εργασίας
Η πρόκληση δεν είναι η συλλογή αυτών των εγγράφων μία φορά.
Η πραγματική πρόκληση είναι να διασφαλίζεται ότι παραμένουν έγκυρα με την πάροδο του χρόνου.
Όταν οι οργανισμοί διαχειρίζονται εκατοντάδες ή και χιλιάδες εργαζομένους, η χειροκίνητη παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης γίνεται ολοένα και πιο δύσκολη.
Οι ληγμένες πιστοποιήσεις μπορούν να προκαλέσουν επιχειρησιακές καθυστερήσεις, προβλήματα συμμόρφωσης και περιττούς κινδύνους.
Γιατί τα υπολογιστικά φύλλα και η χειροκίνητη παρακολούθηση αποτυγχάνουν
Πολλοί οργανισμοί που βασίζονται σε μεγάλο αριθμό εργαζομένων εξακολουθούν να χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα, ημερολόγια ή χειροκίνητες υπενθυμίσεις για την παρακολούθηση των απαιτήσεων συμμόρφωσης.
Στην αρχή αυτό μπορεί να φαίνεται διαχειρίσιμο.
Ωστόσο, καθώς αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων, οι επιχειρησιακές ομάδες αρχίζουν να αντιμετωπίζουν ερωτήματα όπως:
- Ποιες πιστοποιήσεις λήγουν τον επόμενο μήνα;
- Ποιοι εργαζόμενοι δεν συμμορφώνονται πλέον;
- Ποια έργα απαιτούν επιπλέον πιστοποιήσεις;
- Ποιοι έχουν ήδη υποβάλει ενημερωμένα έγγραφα;
- Ποιοι εργαζόμενοι δεν μπορούν αυτή τη στιγμή να αναλάβουν εργασία;
Χωρίς αυτοματοποίηση, η απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα απαιτεί συχνά σημαντική διοικητική προσπάθεια.
Η συμμόρφωση δεν είναι μια εφάπαξ διαδικασία
Η συμμόρφωση του προσωπικού αλλάζει συνεχώς.
Τα έγγραφα λήγουν.
Οι πιστοποιήσεις εκπαίδευσης χρειάζονται ανανέωση.
Τα επαγγελματικά προσόντα μεταβάλλονται.
Εισάγονται νέες κανονιστικές απαιτήσεις.
Για τον λόγο αυτό, η διαχείριση συμμόρφωσης πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια συνεχής επιχειρησιακή διαδικασία και όχι ως μια εφάπαξ δραστηριότητα onboarding.
Οι οργανισμοί χρειάζονται πλήρη εικόνα όχι μόνο για τα έγγραφα που διαθέτει σήμερα κάθε εργαζόμενος, αλλά και για τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν στη συνέχεια.
Αυτοματοποιημένη παρακολούθηση συμμόρφωσης
Το SquidWeb βοηθά τους οργανισμούς να αυτοματοποιήσουν την παρακολούθηση συμμόρφωσης μέσω παραμετροποιήσιμων κανόνων και ροών αυτοματοποίησης.
Αντί να ελέγχει χειροκίνητα τα αρχεία των εργαζομένων, η πλατφόρμα παρακολουθεί συνεχώς την εγκυρότητα των εγγράφων και την κατάσταση των πιστοποιήσεων.
Όταν ένα έγγραφο πλησιάζει στην ημερομηνία λήξης του, μπορούν να ενεργοποιηθούν άμεσα αυτοματοποιημένες ενέργειες.
Έτσι, τα πιθανά προβλήματα εντοπίζονται πριν επηρεάσουν τις επιχειρησιακές λειτουργίες.
Προληπτικές ειδοποιήσεις για εργαζομένους και planners
Ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία της διαχείρισης συμμόρφωσης είναι να ενημερώνονται οι σωστοί άνθρωποι τη σωστή στιγμή.
Με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, το SquidWeb μπορεί να ειδοποιεί:
- Εργαζομένους
- Μέλη συνεργείων
- Επόπτες
- Planners
- Επιχειρησιακές ομάδες
πριν λήξει κάποιο έγγραφο ή πιστοποίηση.
Οι ειδοποιήσεις μπορούν να παραμετροποιηθούν σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εταιρείας και τις επιχειρησιακές πολιτικές.
Έτσι, οι οργανισμοί ενεργούν προληπτικά αντί να αντιδρούν όταν τα προβλήματα συμμόρφωσης έχουν ήδη εμφανιστεί.
Παραμετροποίηση για διαφορετικές απαιτήσεις προσωπικού
Κάθε οργανισμός έχει διαφορετικές απαιτήσεις συμμόρφωσης.
Μια εταιρεία logistics μπορεί να απαιτεί πιστοποιήσεις χειρισμού περονοφόρου.
Μια εταιρεία παραγωγής εκδηλώσεων μπορεί να απαιτεί πιστοποιήσεις υγείας και ασφάλειας.
Μια εταιρεία προσωρινής απασχόλησης μπορεί να απαιτεί άδειες οδήγησης και επαλήθευση ταυτότητας.
Το SquidWeb επιτρέπει τη διαμόρφωση των απαιτήσεων συμμόρφωσης με βάση:
- Ρόλο εργαζομένου
- Θέση εργασίας
- Πολιτικές της εταιρείας
- Απαιτήσεις έργου
- Απαιτήσεις πελάτη
- Επιχειρησιακές τοποθεσίες
Αυτή η ευελιξία διασφαλίζει ότι οι ροές συμμόρφωσης μπορούν να προσαρμοστούν σε διαφορετικά επιχειρησιακά περιβάλλοντα.
Μείωση του κινδύνου και ενίσχυση της επιχειρησιακής ετοιμότητας
Στόχος της διαχείρισης συμμόρφωσης δεν είναι απλώς η διατήρηση αρχείων.
Στόχος είναι να διασφαλίζεται ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν έτοιμοι να εκτελούν τον ρόλο τους με ασφάλεια και σύμφωνα με τις απαιτήσεις.
Με την αυτοματοποίηση της παρακολούθησης εγγράφων και των ειδοποιήσεων συμμόρφωσης, οι οργανισμοί μπορούν να:
- Μειώσουν τον διοικητικό φόρτο
- Βελτιώσουν την ορατότητα συμμόρφωσης
- Αποτρέψουν τις ληγμένες πιστοποιήσεις
- Διατηρήσουν την επιχειρησιακή ετοιμότητα
- Μειώσουν τον επιχειρησιακό κίνδυνο
- Βελτιώσουν την ετοιμότητα για ελέγχους (audits)
Έτσι, οι επιχειρησιακές ομάδες μπορούν να επικεντρωθούν στην υλοποίηση των έργων αντί να ασχολούνται συνεχώς με γραφειοκρατικές διαδικασίες.
Από την παρακολούθηση συμμόρφωσης στην επιχειρησιακή ετοιμότητα
Η συμμόρφωση πρέπει να υποστηρίζει τις επιχειρησιακές λειτουργίες και όχι να τις επιβραδύνει.
Παρακολουθώντας αυτόματα πιστοποιήσεις, επαγγελματικά προσόντα και την εγκυρότητα των εγγράφων, οι οργανισμοί αποκτούν τη βεβαιότητα ότι οι κατάλληλοι άνθρωποι παραμένουν πάντα έτοιμοι για ανάθεση.
Το SquidWeb μετατρέπει τη διαχείριση συμμόρφωσης από μια αντιδραστική διοικητική διαδικασία σε μια προληπτική και αυτοματοποιημένη διαδικασία διαχείρισης προσωπικού.
Θέλετε να δείτε την αυτοματοποίηση συμμόρφωσης στην πράξη;
Ζητήστε μια παρουσίαση και ανακαλύψτε πώς το SquidWeb παρακολουθεί αυτόματα πιστοποιήσεις, ελέγχει την εγκυρότητα εγγράφων και διατηρεί το προσωπικό σας συμμορφωμένο και έτοιμο για ανάθεση.
