Η υπογραφή εγγράφων αποτελεί καθημερινό μέρος της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.
Συμβάσεις εργασίας, φόρμες ένταξης (onboarding), έγγραφα συμμόρφωσης, δελτία παράδοσης (Delivery Notes) και εγκρίσεις έργων απαιτούν υπογραφή πριν συνεχιστεί η εργασία.
Παρόλο που οι ψηφιακές υπογραφές έχουν αντικαταστήσει το χαρτί, οι χρήστες εξακολουθούν να χάνουν χρόνο σχεδιάζοντας ξανά την ίδια υπογραφή ή υπογράφοντας κάθε έγγραφο ξεχωριστά.
Με τις Αποθηκευμένες Υπογραφές (Saved Signatures) και τη Μαζική Υπογραφή (Bulk Signing), το SquidWeb κάνει την ψηφιακή υπογραφή ταχύτερη και πιο αποδοτική. Οι χρήστες αποθηκεύουν την υπογραφή τους μία φορά και στη συνέχεια μπορούν να υπογράφουν πολλά έγγραφα με λίγα μόνο κλικ.
Η κρυφή αναποτελεσματικότητα των ψηφιακών υπογραφών
Πολλές επιχειρήσεις έχουν ήδη αντικαταστήσει τα έντυπα έγγραφα με ψηφιακά.
Ωστόσο, η διαδικασία υπογραφής εξακολουθεί να περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενες ενέργειες που αυξάνουν τον διοικητικό φόρτο.
Οι χρήστες συχνά χρειάζεται να:
- Σχεδιάζουν ξανά την ίδια υπογραφή
- Ανεβάζουν επανειλημμένα την ίδια εικόνα υπογραφής
- Ανοίγουν και να υπογράφουν κάθε έγγραφο ξεχωριστά
- Επαναλαμβάνουν τα ίδια βήματα έγκρισης σε διαφορετικές διαδικασίες
Κάθε ενέργεια διαρκεί μόνο λίγα δευτερόλεπτα, αλλά όταν επαναλαμβάνεται εκατοντάδες ή χιλιάδες φορές μετατρέπεται σε σημαντικό λειτουργικό κόστος.
Αποθηκεύστε την υπογραφή σας μία φορά
Κάθε χρήστης του SquidWeb μπορεί να αποθηκεύσει με ασφάλεια την προσωπική του υπογραφή απευθείας στο προφίλ του.
Η διαδικασία ολοκληρώνεται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Υπάρχουν δύο διαθέσιμες επιλογές.
Σχεδιάστε την υπογραφή σας
Χρησιμοποιήστε το ενσωματωμένο πεδίο υπογραφής του SquidWeb για να δημιουργήσετε την υπογραφή σας απευθείας μέσα στην πλατφόρμα.
Ανεβάστε μια υπάρχουσα υπογραφή
Έχετε ήδη μια ψηφιακή εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας;
Ανεβάστε την και αποθηκεύστε την στο προφίλ σας.
Από εκείνη τη στιγμή, η υπογραφή σας θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις υποστηριζόμενες διαδικασίες υπογραφής.
Δεν χρειάζεται να τη σχεδιάζετε ξανά.
Δεν χρειάζεται να ανεβάζετε ξανά το ίδιο αρχείο.
Απλώς ελέγχετε, εγκρίνετε και συνεχίζετε.
Μαζική Υπογραφή
Η αποθήκευση της υπογραφής εξαλείφει την ανάγκη να τη σχεδιάζετε ξανά.
Η Μαζική Υπογραφή εξαλείφει τα επαναλαμβανόμενα κλικ.
Αντί να ανοίγετε και να υπογράφετε κάθε έγγραφο ξεχωριστά, μπορείτε να εγκρίνετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα.
Είτε πρόκειται για έγγραφα onboarding, λειτουργικά έγγραφα ή πολλαπλά Delivery Notes, η Μαζική Υπογραφή μειώνει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για διοικητικές εργασίες.
Μία λειτουργία. Πολλές εφαρμογές.
Οι Αποθηκευμένες Υπογραφές και η Μαζική Υπογραφή απλοποιούν τις εγκρίσεις σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Υπεύθυνοι Προγραμματισμού (Planners)
Εγκρίνετε λειτουργικά έγγραφα και εσωτερικές διαδικασίες πιο γρήγορα, χωρίς να υπογράφετε κάθε έγγραφο ξεχωριστά.
Μέλη του προσωπικού
Υπογράψτε γρήγορα συμβάσεις εργασίας, έγγραφα onboarding και κάθε άλλο απαιτούμενο έγγραφο.
Πελάτες
Μετά την ολοκλήρωση ενός έργου, οι πελάτες μπορούν να αποθηκεύσουν την υπογραφή τους μία φορά μέσα από την SquidWeb Client App και να τη χρησιμοποιούν ξανά για μελλοντικά Delivery Notes και άλλες εγκρίσεις.
Έτσι δεν χρειάζεται να υπογράφουν από την αρχή μετά από κάθε εργασία και οι εγκρίσεις ολοκληρώνονται σχεδόν άμεσα.
Επόπτες
Ελέγξτε και εγκρίνετε έγγραφα έργων γρήγορα, χωρίς να διακόπτετε την καθημερινή σας εργασία.
Καλύτερη εμπειρία για τους πελάτες σας
Πολλές εταιρείες διαχείρισης προσωπικού χρειάζεται να λαμβάνουν έγκριση από τους πελάτες τους μετά την ολοκλήρωση κάθε έργου.
Χωρίς αποθηκευμένη υπογραφή, οι πελάτες πρέπει να επαναλαμβάνουν την ίδια διαδικασία για κάθε Delivery Note.
Με την SquidWeb Client App, αποθηκεύουν την υπογραφή τους μία φορά και τη χρησιμοποιούν σε όλες τις επόμενες εγκρίσεις.
Το αποτέλεσμα είναι:
- Ταχύτερες εγκρίσεις από τους πελάτες
- Λιγότερη διοικητική εργασία
- Καλύτερη εμπειρία χρήστη για τους πελάτες
- Ταχύτερη ολοκλήρωση των λειτουργικών εγγράφων
Τόσο οι ομάδες σας όσο και οι πελάτες σας επωφελούνται από μια πιο ομαλή διαδικασία εγκρίσεων.
Πλήρως ενσωματωμένο στο SquidWeb
Οι Αποθηκευμένες Υπογραφές και η Μαζική Υπογραφή λειτουργούν απρόσκοπτα μέσα σε όλες τις υποστηριζόμενες διαδικασίες υπογραφής του SquidWeb.
Δεν απαιτείται εγκατάσταση πρόσθετων εφαρμογών.
Δεν απαιτούνται εξωτερικές υπηρεσίες υπογραφής.
Όλες οι εγκρίσεις πραγματοποιούνται μέσα στην ίδια πλατφόρμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.
Γιατί έχει σημασία
Κάθε ψηφιακή διαδικασία περιλαμβάνει μικρές επαναλαμβανόμενες ενέργειες.
Μεμονωμένα μπορεί να φαίνονται ασήμαντες.
Όταν όμως επαναλαμβάνονται σε χιλιάδες έγγραφα, μετατρέπονται σε πολλές ώρες περιττής διοικητικής εργασίας.
Οι Αποθηκευμένες Υπογραφές και η Μαζική Υπογραφή εξαλείφουν αυτές τις επαναλήψεις και κάνουν τις εγκρίσεις ταχύτερες, απλούστερες και πιο συνεπείς για όλους τους χρήστες.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να:
- Αποθηκεύουν μία υπογραφή και να τη χρησιμοποιούν ξανά όπου υποστηρίζεται
- Σχεδιάζουν ή να ανεβάζουν την υπογραφή τους
- Υπογράφουν πολλά έγγραφα ταυτόχρονα
- Επιταχύνουν τις εγκρίσεις πελατών και εργαζομένων
- Μειώνουν τις επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες
- Βελτιώνουν τη συνολική εμπειρία υπογραφής εγγράφων
Από την ψηφιακή υπογραφή στην ψηφιακή αποδοτικότητα
Οι ψηφιακές υπογραφές δεν πρέπει απλώς να αντικαθιστούν το χαρτί.
Πρέπει να εξαλείφουν και τις επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Με τις Αποθηκευμένες Υπογραφές και τη Μαζική Υπογραφή, το SquidWeb βοηθά τις επιχειρήσεις να απλοποιήσουν τις εγκρίσεις, να μειώσουν τον διοικητικό φόρτο και να επιταχύνουν τις ψηφιακές διαδικασίες για planners, εργαζομένους, επόπτες και πελάτες.
Θέλετε να δείτε τις Αποθηκευμένες Υπογραφές και τη Μαζική Υπογραφή στην πράξη;
Ζητήστε μια παρουσίαση και ανακαλύψτε πώς το SquidWeb επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν την υπογραφή τους μία φορά και να υπογράφουν πολλά έγγραφα μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
