Firmar documentos forma parte del día a día en la gestión de equipos.
Contratos de trabajo, formularios de incorporación, documentos de cumplimiento, albaranes (Delivery Notes) y aprobaciones de proyectos requieren una firma antes de que el trabajo pueda continuar.
Aunque las firmas digitales ya han sustituido al papel, los usuarios siguen perdiendo tiempo dibujando la misma firma una y otra vez o firmando cada documento por separado.
Con Firmas Guardadas (Saved Signatures) y Firma Masiva (Bulk Signing), SquidWeb convierte la firma digital en un proceso mucho más rápido y eficiente. Los usuarios guardan su firma una sola vez y pueden aprobar documentos en solo unos clics.
La ineficiencia oculta de las firmas digitales
Muchas organizaciones ya han eliminado el papel de sus procesos.
Sin embargo, la firma de documentos sigue implicando tareas repetitivas que consumen un tiempo innecesario.
Con frecuencia, los usuarios tienen que:
- Dibujar la misma firma una y otra vez.
- Subir repetidamente la misma imagen de firma.
- Abrir y firmar cada documento de forma individual.
- Repetir las mismas acciones de aprobación en distintos procesos.
Cada acción solo lleva unos segundos, pero cuando se repite cientos o miles de veces acaba suponiendo un importante coste operativo.
Guarda tu firma una sola vez
Cada usuario de SquidWeb puede guardar de forma segura su firma personal directamente en su perfil.
La configuración solo lleva unos segundos.
Existen dos formas de hacerlo.
Dibujar tu firma
Utiliza el panel de firma integrado de SquidWeb para dibujar tu firma directamente dentro de la plataforma.
Subir una firma existente
¿Ya tienes una versión digital de tu firma manuscrita?
Solo tienes que subirla y guardarla en tu perfil.
Una vez guardada, tu firma estará disponible automáticamente en todos los procesos de firma compatibles.
No tendrás que volver a dibujarla.
No tendrás que volver a subir el mismo archivo.
Simplemente revisa, aprueba y continúa.
Firma masiva
Guardar la firma elimina la necesidad de volver a dibujarla.
La Firma Masiva elimina los clics repetitivos.
En lugar de abrir y firmar cada documento por separado, los usuarios pueden aprobar varios documentos al mismo tiempo.
Ya se trate de documentación de incorporación, documentos operativos o múltiples albaranes, la Firma Masiva reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.
Una funcionalidad. Múltiples casos de uso.
Las Firmas Guardadas y la Firma Masiva simplifican las aprobaciones en toda la organización.
Planificadores
Aprueba documentos operativos y procesos internos de forma más rápida, sin tener que firmar cada documento individualmente.
Miembros del equipo
Firma contratos de trabajo, documentación de incorporación y cualquier otro documento obligatorio de manera rápida y sencilla.
Clientes
Una vez finalizado un proyecto, los clientes pueden guardar su firma una sola vez en la App para Clientes de SquidWeb y reutilizarla en futuros albaranes y otras aprobaciones.
Ya no tendrán que volver a dibujar su firma después de cada servicio, haciendo que las aprobaciones sean prácticamente instantáneas.
Supervisores
Revisa y aprueba documentación de proyectos de forma rápida y sin interrumpir tu trabajo diario.
Una mejor experiencia para tus clientes
Muchas empresas de gestión de personal necesitan que sus clientes aprueben la documentación al finalizar cada servicio.
Sin una firma guardada, los clientes deben repetir exactamente el mismo proceso cada vez que reciben un nuevo albarán.
Con la App para Clientes de SquidWeb, los clientes guardan su firma una sola vez y la reutilizan en todas las aprobaciones posteriores.
El resultado es:
- Aprobaciones de clientes más rápidas.
- Menos trabajo administrativo.
- Una mejor experiencia para el cliente.
- Finalización más rápida de la documentación operativa.
Tanto tu equipo como tus clientes disfrutan de un proceso de aprobación mucho más ágil.
Totalmente integrado en SquidWeb
Las Firmas Guardadas y la Firma Masiva funcionan de forma totalmente integrada en todos los procesos de firma compatibles de SquidWeb.
No es necesario instalar aplicaciones adicionales.
No es necesario utilizar herramientas externas.
Todo sucede dentro de la misma plataforma de gestión operativa de personal.
¿Por qué es importante?
Todos los procesos digitales incluyen pequeñas tareas repetitivas.
De forma individual parecen insignificantes.
Pero cuando se repiten miles de veces terminan convirtiéndose en horas de trabajo administrativo innecesario.
Las Firmas Guardadas y la Firma Masiva eliminan esa fricción y hacen que las aprobaciones sean más rápidas, sencillas y consistentes para todos los usuarios.
Las organizaciones pueden:
- Guardar una firma una sola vez y reutilizarla en todos los procesos compatibles.
- Dibujar o subir su firma.
- Firmar varios documentos al mismo tiempo.
- Acelerar las aprobaciones de clientes y empleados.
- Reducir las tareas administrativas repetitivas.
- Mejorar la experiencia de aprobación de documentos.
De la firma digital a la eficiencia digital
Las firmas digitales no deberían limitarse a sustituir el papel.
También deberían eliminar el trabajo repetitivo.
Con Firmas Guardadas y Firma Masiva, SquidWeb ayuda a las organizaciones a simplificar sus procesos de aprobación, reducir la carga administrativa y acelerar los flujos de trabajo digitales para planificadores, empleados, supervisores y clientes.
¿Quieres ver las Firmas Guardadas y la Firma Masiva en acción?
Solicita una demostración y descubre cómo SquidWeb permite a los usuarios guardar su firma una sola vez y firmar varios documentos en cuestión de segundos.
