La signature de documents fait partie du quotidien des opérations de gestion des équipes.
Contrats de travail, formulaires d’intégration, documents de conformité, bons de livraison (Delivery Notes) et validations de projets nécessitent tous une signature avant que le travail puisse se poursuivre.
Si la signature électronique a déjà remplacé le papier, les utilisateurs perdent encore un temps précieux à redessiner leur signature ou à signer chaque document individuellement.
Avec Signatures enregistrées (Saved Signatures) et Signature en masse (Bulk Signing), SquidWeb transforme la signature numérique en un processus rapide et réutilisable qui permet d’approuver des documents en quelques secondes.
L’inefficacité cachée des signatures numériques
De nombreuses entreprises ont déjà abandonné les documents papier.
Cependant, la signature répétitive reste une source souvent sous-estimée de travail administratif.
Les utilisateurs doivent fréquemment :
- Redessiner la même signature
- Importer plusieurs fois la même image de signature
- Ouvrir et signer chaque document individuellement
- Répéter les mêmes actions d’approbation dans différents workflows
Chaque action ne prend que quelques secondes, mais sur des centaines ou des milliers de documents, cela représente rapidement des heures de travail inutile.Ces opérations ne prennent que quelques secondes chacune, mais lorsqu’elles sont répétées sur des centaines ou des milliers de documents, elles deviennent une véritable perte de temps.
Enregistrez votre signature une seule fois
Chaque utilisateur SquidWeb peut enregistrer une signature personnelle de manière sécurisée directement dans son profil.
La création de la signature ne prend que quelques instants.
Deux possibilités sont proposées :
Dessiner une signature
Utilisez la zone de signature intégrée à SquidWeb pour créer votre signature directement dans la plateforme.
ou
Importer une signature existante
Vous possédez déjà une version numérique de votre signature manuscrite ?
Importez-la simplement et enregistrez-la dans votre profil.
Une fois enregistrée, votre signature est automatiquement disponible dans tous les workflows de signature compatibles.
Plus besoin de recréer votre signature.
Plus besoin d’importer le même fichier.
Il suffit de vérifier, d’approuver et de continuer.
Signature en masse
L’enregistrement de votre signature évite de la redessiner.
La Signature en masse évite les clics répétitifs.
Au lieu d’ouvrir et de signer chaque document séparément, les utilisateurs peuvent approuver plusieurs documents en une seule action.
Qu’il s’agisse de documents d’intégration, de documents opérationnels ou de plusieurs bons de livraison, la Signature en masse réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives.
Une fonctionnalité. De nombreux cas d’utilisation.
Les Signatures enregistrées et la Signature en masse simplifient les validations dans toute l’organisation.
Planificateurs
Validez plus rapidement les documents opérationnels et les workflows internes sans signer chaque document individuellement.
Membres des équipes
Signez rapidement les contrats de travail, les documents d’intégration et tous les autres documents obligatoires.
Clients
Après la réalisation d’un projet, les clients peuvent enregistrer leur signature une seule fois dans l’application Client SquidWeb et la réutiliser pour les futurs bons de livraison et autres validations.
Ils n’ont plus besoin de redessiner leur signature après chaque intervention : l’approbation devient presque instantanée.
Superviseurs
Validez les documents de projet rapidement, sans interrompre vos activités quotidiennes.
Une meilleure expérience pour vos clients
De nombreuses entreprises de mise à disposition de personnel doivent obtenir la validation de leurs clients après chaque mission.
Sans signature enregistrée, les clients répètent exactement la même action pour chaque bon de livraison.
Grâce à l’application Client SquidWeb, ils enregistrent leur signature une seule fois puis la réutilisent à chaque nouvelle validation.
Le résultat :
- Des validations client plus rapides
- Moins de travail administratif
- Une meilleure expérience client
- Une finalisation plus rapide des documents opérationnels
Vos équipes comme vos clients bénéficient ainsi d’un processus d’approbation beaucoup plus fluide.
Entièrement intégré à SquidWeb
Les Signatures enregistrées et la Signature en masse fonctionnent de manière transparente dans tous les workflows de signature compatibles avec SquidWeb.
Aucune application supplémentaire à installer.
Aucun outil externe à gérer.
Tout se déroule directement dans la plateforme de gestion des opérations de vos équipes.
Pourquoi est-ce important ?
Chaque workflow numérique contient de petites actions répétitives.
Individuellement, elles paraissent insignifiantes.
Mais à l’échelle de milliers de documents, elles représentent des heures de travail administratif inutiles.
Les Signatures enregistrées et la Signature en masse éliminent ces tâches répétitives en rendant les validations plus rapides, plus simples et plus cohérentes pour tous les utilisateurs.
Les entreprises peuvent ainsi :
- Enregistrer une signature une seule fois et la réutiliser partout où cela est pris en charge
- Dessiner ou importer leur signature
- Signer plusieurs documents simultanément
- Accélérer les validations des clients et des collaborateurs
- Réduire les tâches administratives répétitives
- Améliorer l’expérience globale de validation des documents
De la signature numérique à l’efficacité numérique
La signature électronique ne doit pas seulement remplacer le papier.
Elle doit aussi éliminer les tâches répétitives.
En combinant les Signatures enregistrées et la Signature en masse, SquidWeb aide les entreprises à simplifier leurs validations, réduire leur charge administrative et accélérer leurs workflows numériques pour les planificateurs, les équipes, les superviseurs et les clients.
Vous souhaitez découvrir les Signatures enregistrées et la Signature en masse en action ?
Demandez une démonstration et découvrez comment SquidWeb permet aux organisations d’accélérer leurs validations de documents en enregistrant une seule fois leur signature et en signant plusieurs documents en quelques secondes.
