Αυτόματη συλλογή εγγράφων προσωπικού, ανάθεση εκπαιδεύσεων και προετοιμασία των εργαζομένων για εργασία από την πρώτη ημέρα.
Η πρόκληση του onboarding προσωπικού
Η πρόσληψη ενός νέου εργαζομένου είναι μόνο η αρχή.
Πριν μπορέσει να ανατεθεί σε ένα έργο, οι οργανισμοί συχνά πρέπει να επαληθεύσουν έγγραφα, πιστοποιήσεις και υποχρεωτικές εκπαιδεύσεις.
Ανάλογα με τον ρόλο, μπορεί να απαιτούνται:
- Έγγραφα ταυτοποίησης
- Άδειες οδήγησης
- Πιστοποιήσεις υγείας και ασφάλειας
- Πιστοποιήσεις χειρισμού περονοφόρου
- Εξειδικευμένα επαγγελματικά προσόντα
- Προγράμματα εκπαίδευσης της εταιρείας
Για οργανισμούς με μεγάλο αριθμό εργαζομένων, η χειροκίνητη διαχείριση αυτών των απαιτήσεων γίνεται γρήγορα χρονοβόρα και δύσκολα επεκτάσιμη.
Γιατί το χειροκίνητο onboarding δημιουργεί επιχειρησιακό κίνδυνο
Σε πολλούς οργανισμούς, το onboarding εξακολουθεί να βασίζεται σε email, υπολογιστικά φύλλα και χειροκίνητη παρακολούθηση.
Οι επιχειρησιακές ομάδες πρέπει να θυμούνται:
- Ποια έγγραφα απαιτούνται
- Ποιες πιστοποιήσεις ισχύουν για κάθε ρόλο
- Ποιες εκπαιδεύσεις πρέπει να ολοκληρωθούν
- Ποια έγγραφα έχουν λήξει
- Ποιοι εργαζόμενοι είναι έτοιμοι να εργαστούν
Καθώς αυξάνεται το προσωπικό, αυξάνεται και ο διοικητικός φόρτος, ενώ οι κίνδυνοι συμμόρφωσης γίνονται δυσκολότερο να ελεγχθούν.
Η ελλιπής τεκμηρίωση ή η μη ολοκληρωμένη εκπαίδευση μπορεί να καθυστερήσει τις αναθέσεις και να δημιουργήσει επιχειρησιακά προβλήματα.
Αυτοματοποιώντας την επιχειρησιακή ετοιμότητα του προσωπικού
Το SquidWeb αυτοματοποιεί το onboarding συνδέοντας τους ρόλους του προσωπικού, τις απαιτήσεις συμμόρφωσης και τις ροές εκπαίδευσης.
Όταν προστίθεται ένας νέος εργαζόμενος στην πλατφόρμα, οι απαιτήσεις onboarding δημιουργούνται αυτόματα σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της εταιρείας.
Αντί να εξετάζεται χειροκίνητα κάθε εργαζόμενος, το σύστημα εντοπίζει τι απαιτείται και ξεκινά αμέσως τη διαδικασία onboarding.
Αυτόματη συλλογή των σωστών εγγράφων
Κάθε οργανισμός έχει διαφορετικές απαιτήσεις τεκμηρίωσης.
Μια εταιρεία logistics μπορεί να απαιτεί πιστοποιήσεις χειρισμού περονοφόρου.
Μια εταιρεία παραγωγής εκδηλώσεων μπορεί να απαιτεί εκπαίδευση υγείας και ασφάλειας.
Μια εταιρεία προσωρινής απασχόλησης μπορεί να απαιτεί άδειες οδήγησης και επαλήθευση ταυτότητας.
Το SquidWeb επιτρέπει στους οργανισμούς να διαμορφώνουν τις απαιτήσεις onboarding με βάση:
- Πολιτικές της εταιρείας
- Λειτουργίες προσωπικού
- Ρόλους και αρμοδιότητες
- Τοποθεσίες
- Επιχειρησιακές απαιτήσεις
Μόλις διαμορφωθούν, η πλατφόρμα ζητά αυτόματα τα απαραίτητα έγγραφα από κάθε εργαζόμενο.
Έτσι, τα αρχεία προσωπικού παραμένουν πλήρη και ενημερωμένα.
Αυτόματη ανάθεση εκπαιδεύσεων
Η συλλογή εγγράφων αποτελεί μόνο ένα μέρος του onboarding.
Οι απαιτούμενες εκπαιδεύσεις μπορούν επίσης να ανατίθενται αυτόματα.
Με βάση τη θέση του εργαζομένου, το SquidWeb μπορεί να εντοπίσει τα υποχρεωτικά εκπαιδευτικά προγράμματα και να τα αναθέσει κατά τη διάρκεια του onboarding.
Παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Εκπαίδευση υγείας και ασφάλειας
- Πιστοποιήσεις εξοπλισμού
- Οδηγίες συγκεκριμένου χώρου εργασίας
- Επιχειρησιακές διαδικασίες
- Εκπαίδευση ειδική για τον πελάτη
Έτσι διασφαλίζεται ότι οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν την απαραίτητη εκπαίδευση πριν αναλάβουν έργα.
Μείωση της διοικητικής εργασίας και ενίσχυση της συμμόρφωσης
Με την αυτοματοποίηση των ροών onboarding, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την προετοιμασία των εργαζομένων.
Οι επιχειρησιακές ομάδες δεν χρειάζεται πλέον να ελέγχουν χειροκίνητα κάθε απαίτηση για κάθε νέα πρόσληψη.
Αντίθετα, οι διαδικασίες onboarding γίνονται συνεπείς, επαναλαμβανόμενες και εύκολα επεκτάσιμες.
Οφέλη περιλαμβάνουν:
- Ταχύτερο onboarding
- Μειωμένο διοικητικό φόρτο
- Καλύτερη ορατότητα συμμόρφωσης
- Πληρέστερα αρχεία προσωπικού
- Υψηλότερη επιχειρησιακή ετοιμότητα
- Μειωμένο επιχειρησιακό ρίσκο
Σχεδιασμένο για προσαρμόσιμες λειτουργίες προσωπικού
Κάθε οργανισμός λειτουργεί διαφορετικά.
Ορισμένοι απαιτούν μόνο λίγα έγγραφα.
Άλλοι διαχειρίζονται πολύπλοκες απαιτήσεις πιστοποιήσεων και εκπαιδεύσεων για πολλές κατηγορίες προσωπικού.
Το SquidWeb επιτρέπει τη διαμόρφωση των ροών onboarding σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης.
Καθώς οι απαιτήσεις εξελίσσονται, οι διαδικασίες onboarding μπορούν να εξελίσσονται μαζί τους.
Αυτή η ευελιξία επιτρέπει στους οργανισμούς να διατηρούν τον έλεγχο, μειώνοντας παράλληλα τη χειροκίνητη εργασία.
Από την πρόσληψη στην επιχειρησιακή ετοιμότητα
Το onboarding προσωπικού πρέπει να κάνει περισσότερα από τη συλλογή εγγράφων.
Πρέπει να διασφαλίζει ότι κάθε εργαζόμενος είναι έτοιμος να εκτελέσει τον ρόλο του με ασφάλεια, σύμφωνα με τις απαιτήσεις και αποτελεσματικά.
Με την αυτόματη συλλογή εγγράφων, την ανάθεση εκπαιδεύσεων και την παρακολούθηση της ολοκλήρωσής τους, το SquidWeb βοηθά τους οργανισμούς να μεταφέρουν τους εργαζομένους από την πρόσληψη στην πλήρη επιχειρησιακή ετοιμότητα με σημαντικά λιγότερη χειροκίνητη προσπάθεια.
Θέλετε να δείτε την αυτοματοποίηση του onboarding στην πράξη;
Ζητήστε μια παρουσίαση και ανακαλύψτε πώς το SquidWeb αυτοματοποιεί τη συλλογή εγγράφων, την ανάθεση εκπαιδεύσεων και την προετοιμασία του προσωπικού από την πρώτη ημέρα.
