Ένα έργο. Πολλοί τρόποι εργασίας.
Κάθε οργανισμός διαχειρίζεται το προσωπικό του με διαφορετικό τρόπο.
Ορισμένοι βασίζονται στους Crew Chiefs για τη διαχείριση της παρουσίας και των ωρών εργασίας. Άλλοι απαιτούν την έγκριση των timesheets από τον πελάτη. Πολλοί οργανισμοί επιτρέπουν πλέον στους εργαζομένους να διαχειρίζονται μόνοι τους την παρουσία τους μέσω κινητής συσκευής.
Το πρόβλημα είναι ότι τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης προσωπικού επιβάλλουν μία μόνο ροή εργασίας.
Το SquidWeb ακολουθεί διαφορετική προσέγγιση.
Με τα Crew Modes, κάθε οργανισμός μπορεί να επιλέξει ακριβώς πώς θα διαχειρίζεται η καταγραφή παρουσίας, οι ώρες εργασίας και οι διαδικασίες έγκρισης για κάθε έργο.
Γιατί οι ροές εργασίας προσωπικού διαφέρουν
Μία ζωντανή παραγωγή, ένα έργο προσωρινής στελέχωσης και μία επιχείρηση logistics σπάνια ακολουθούν την ίδια επιχειρησιακή διαδικασία.
Για παράδειγμα:
- Ένα μουσικό φεστιβάλ μπορεί να απαιτεί Crew Chief για τη διαχείριση της παρουσίας.
- Μια εταιρεία προσωρινής απασχόλησης μπορεί να επιτρέπει στους εργαζομένους να δηλώνουν μόνοι τους τις ώρες εργασίας τους.
- Ένα έργο που διαχειρίζεται ο πελάτης μπορεί να απαιτεί την έγκρισή του.
- Ορισμένα έργα εξακολουθούν να χρησιμοποιούν έντυπη τεκμηρίωση.
- Άλλα λειτουργούν αποκλειστικά ψηφιακά.
Η εφαρμογή της ίδιας διαδικασίας σε κάθε έργο δημιουργεί περιττή πολυπλοκότητα.
Τα Crew Modes του SquidWeb λύνουν αυτό το πρόβλημα επιτρέποντας στους οργανισμούς να διαμορφώνουν τις ροές εργασίας ανάλογα με τις επιχειρησιακές τους ανάγκες.
Τι είναι τα Crew Modes;
Τα Crew Modes καθορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για:
- Check-in
- Check-out
- Επιβεβαίωση ωρών εργασίας
- Καταγραφή παρουσίας
- Διαδικασίες έγκρισης (Sign-Off)
Ανάλογα με το επιλεγμένο Crew Mode, οι ευθύνες μπορούν να ανατεθούν σε:
- Crew Chiefs
- Μέλη προσωπικού
- Πελάτες
- Υπεύθυνους προγραμματισμού
Έτσι, οι οργανισμοί μπορούν να τυποποιούν τις διαδικασίες τους, διατηρώντας παράλληλα την ευελιξία που απαιτεί κάθε έργο και κάθε πελάτης.
Έντυπες, ψηφιακές ή υβριδικές ροές εργασίας
Δεν είναι όλες οι επιχειρησιακές διαδικασίες πλήρως ψηφιακές.
Ορισμένοι οργανισμοί εξακολουθούν να χρησιμοποιούν έντυπες φόρμες παρουσίας, ενώ άλλοι λειτουργούν αποκλειστικά ψηφιακά.
Το SquidWeb υποστηρίζει και τις δύο προσεγγίσεις.
Έντυπες διαδικασίες
Η παρουσία και οι ώρες εργασίας διαχειρίζονται από έναν Crew Chief μέσω παραδοσιακών έντυπων φορμών.
Υβριδικές διαδικασίες
Η παρουσία καταγράφεται ψηφιακά, ενώ η έντυπη τεκμηρίωση παραμένει διαθέσιμη ως εφεδρική διαδικασία.
Πλήρως ψηφιακές διαδικασίες
Η παρουσία, οι ώρες εργασίας και ο συντονισμός του έργου διαχειρίζονται αποκλειστικά μέσω του SquidWeb.
Οι οργανισμοί μπορούν να επιλέξουν την προσέγγιση που ταιριάζει καλύτερα στις επιχειρησιακές τους απαιτήσεις, χωρίς να αλλάξουν τις εσωτερικές τους διαδικασίες.
Αυτοδιαχειριζόμενες λειτουργίες προσωπικού
Ένα από τα πιο ισχυρά Crew Modes επιτρέπει στους εργαζομένους να διαχειρίζονται μόνοι τους την παρουσία τους.
Μέσω της εφαρμογής SquidWeb Mobile, τα μέλη του προσωπικού μπορούν να:
- Κάνουν Check-in
- Κάνουν Check-out
- Επιβεβαιώνουν τις ώρες εργασίας τους
- Βλέπουν πληροφορίες έργου
- Λαμβάνουν επιχειρησιακές οδηγίες
Έτσι μειώνεται ο διοικητικός φόρτος για τους planners και τους Crew Chiefs, ενώ παράλληλα παρέχεται πλήρης εικόνα της δραστηριότητας του προσωπικού σε πραγματικό χρόνο.
Για οργανισμούς που διαχειρίζονται μεγάλο αριθμό εργαζομένων, η αυτοδιαχειριζόμενη καταγραφή παρουσίας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την επιχειρησιακή αποδοτικότητα.
Ευέλικτες διαδικασίες έγκρισης (Sign-Off)
Κάθε πελάτης μπορεί να απαιτεί διαφορετική διαδικασία έγκρισης.
Το SquidWeb υποστηρίζει πολλαπλές μεθόδους Sign-Off.
Σελίδα Client Sign-Off
Οι πελάτες μπορούν να ελέγχουν και να εγκρίνουν την παρουσία και τις ώρες εργασίας μέσω ειδικής online σελίδας έγκρισης.
Sign-Off Links
Οι υπεύθυνοι έργου μπορούν να αποστέλλουν συνδέσμους έγκρισης απευθείας στους πελάτες.
Έλεγχος Delivery Note
Οι πελάτες μπορούν να ελέγχουν και να εγκρίνουν τις πληροφορίες του έργου μέσω της ψηφιακής προεπισκόπησης του Delivery Note.
Υπογραφή PDF
Ένα Delivery Note μπορεί να δημιουργείται αυτόματα και να αποστέλλεται για ψηφιακή υπογραφή.
Αυτή η ευελιξία επιτρέπει στους οργανισμούς να προσαρμόζουν τις διαδικασίες έγκρισης στις απαιτήσεις των πελατών και των συμβολαίων τους.
Σχεδιασμένο για διαφορετικούς κλάδους
Τα Crew Modes χρησιμοποιούνται σε ένα ευρύ φάσμα κλάδων με έντονη διαχείριση προσωπικού.
Παραδείγματα:
- Ζωντανές εκδηλώσεις και ψυχαγωγία
- Εταιρείες προσωρινής απασχόλησης
- Logistics και αποθήκες
- Διαχείριση εγκαταστάσεων
- Κατασκευαστικά έργα
- Γεωργία και εποχικές εργασίες
Επειδή κάθε κλάδος λειτουργεί διαφορετικά, οι ροές εργασίας προσωπικού πρέπει να παραμένουν παραμετροποιήσιμες.
Τα Crew Modes παρέχουν την απαιτούμενη ευελιξία ώστε να υποστηρίζονται αυτές οι επιχειρησιακές διαφορές, χωρίς την ανάγκη ξεχωριστών συστημάτων ή χειροκίνητων λύσεων.
Μία πλατφόρμα, πολλαπλές ροές εργασίας προσωπικού
Η διαχείριση προσωπικού δεν αφορά μόνο τον προγραμματισμό και τις αναθέσεις.
Αφορά και τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η εργασία στο πεδίο.
Επιτρέποντας στους οργανισμούς να διαμορφώνουν την καταγραφή παρουσίας, τις ώρες εργασίας και τις διαδικασίες Sign-Off, τα Crew Modes διασφαλίζουν ότι οι επιχειρησιακές διαδικασίες ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες κάθε έργου.
Είτε ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί έντυπη καταγραφή παρουσίας, εγκρίσεις πελατών, διαχείριση μέσω Crew Chief ή πλήρως αυτοδιαχειριζόμενες ψηφιακές διαδικασίες, το SquidWeb προσφέρει την ευελιξία που απαιτείται για να υποστηρίξει τον τρόπο που εργάζεστε.
Θέλετε να δείτε τα Crew Modes στην πράξη;
Ζητήστε μια παρουσίαση και ανακαλύψτε πώς το SquidWeb προσαρμόζει την καταγραφή παρουσίας, τις ώρες εργασίας και τις διαδικασίες έγκρισης στις επιχειρησιακές σας ανάγκες.
